مجموعه وظایف شما به عنوان نیروی انسانی سازمان در فرآیندهای سازمان توزیع می‌یابد. به‌عبارت‌دیگر کار هرروز شما پیشبرد بخشی از یک یا چند فرآیند است که در جریان خود در ایستگاه وظیفه‌های شما توقف دارد. در ضمن این بیان، نکته‌ای مهم وجود دارد. یک فرآیند که برای تولید خروجی خاصی طراحی‌شده است، هنگامی در رسالت خود موفق است که ایستگاه‌های تشکیل‌دهنده فعالیت‌های آن کارایی و اثربخشی مطلوبی از خود نشان دهند و درواقع تولید خروجی رضایت‌بخش به عملکرد تک‌تک همکاران فرآیند گره‌خورده است. نگاه فرآیندی به عملکرد نیروی انسانی طبق همین واقعیت است. اینکه شما خود را جزئی از کل بدانید، چشم‌اندازی جدید پیش‌روی کارشناسان و مدیران قرار می‌دهد.
با توجه به آنچه از نقش افراد در پیشبرد فرآیندها بیان شد، جای طرح این پرسش است که چه بسترهایی جهت اثربخشی بیشینه نیروی انسانی در جریان وظایف روزانه خود و با نگاه فرآیندی موردنیاز است. بخشی از پاسخ این سؤال در رابطه بین مدیریت فرآیندها و مدیریت اسناد سازمان است.
كليه سازمان‌ها روزانه با حجم انبوهي از اطلاعات سروکار دارند. اين اطلاعات اکثراً در سیستم‌های شخصي افراد درون سازمان ذخيره شده است. بنابراين از لحاظ امنيتي بسيار ضعف داشته و ممكن است با کوچک‌ترین مشكل سخت‌افزاری يا نرم‌افزاری اين اسناد (كه گاهاً اين اسناد بسيار مهم می‌باشند) از بين بروند. همچنين ايجاد دسترسي اسناد به ساير افراد درون سازمان بسيار مشكل بوده و ايجاد دسترسي به افراد خارج از سازمان امکان‌پذیر نمی‌باشد.
طبق نظر كارشناسان داشتن اطلاعات به‌عنوان قدرت سازمان تلقي می‌شود. اما مهم‌تر از آن، مديريت صحيح و طبقه‌بندی اسناد و اطلاعات می‌باشد. درواقع در دسترس بودن و يافتن سريع اين اطلاعات، راهبردی‌تر از داشتن انبوهي از اسناد و اطلاعات است اسناد موجود در هر سازمان، گواه میزان نظم و نشان‌دهنده‌ی نحوه‌ی اجراي سیستم‌ها و روش‌های معمول در آن سازمان است و بهبود بخشيدن به آن‌ها نه‌تنها در افزايش ميزان بهره‌وری سازماني مؤثر است بلكه از صرف هزینه‌های هنگفت ساليانه جهت تهيه، تكميل، بازیابی و به جريان انداختن آن‌ها جلوگيري می‌نماید؛ لذا ضروري است كه موردتوجه جدي مديريت قرار گيرد. تدوین اسناد به سازمان‌دهی، جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات كمك می‌کنند و چنانچه دقیقاً بر اساس فرآيندهاي سازماني طراحي شوند موجب اصلاح روند کار، افزايش بهره‌وری، كاهش هزینه‌های سازمان و بالاخص زمینه‌سازی استقرار مدیریت دانش خواهد شد. آرشیوی متکامل از اسناد اجرایی و راهبردی سازمان، نقشه راه و نحوه عمل را به افراد نشان می‌دهد و از واگذاری نتایج به سعی و خطای روش‌ها جلوگیری می‌نماید. مرزهای ارتباطات مشخص و افراد در چارچوبی معین خبره می‌گردند.
|
